Отличный способ удивить клиента – найти для мероприятия новую площадку, оригинальную, никому ещё неизвестную. Но иногда новое место может шокировать неприятными сюрпризами. Поэтому при проверке нужно быть особенно внимательным и постараться найти и проверить подводные камни. 

Столько всего нужно проверить перед проведением мероприятия! У каждого менеджера есть свой чек-лист: у ветеранов ивент-индустрии он в голове, у менее опытных – на бумажке. Проверить чистоту площадки, кейтеринг, пожарную безопасность, качество звука, света и другие основные моменты – это «маст хэв» списка. Но не все так просто. Иногда неприятные мелочи появляются во время мероприятия, как привидения в прекрасном замке. 

Представьте себе такую картину: менеджер проверяет площадку, и все идет гладко – всё в порядке, все основные моменты учтены. И во время мероприятия выясняется, что на площадке нет горячей воды. Никто не мог предположить такую дикость – отсутствие горячей воды! Более того – при бронировании летом её отсутствие могли объяснить сезонными профилактическими работами. 

Другая реальная история произошла во время корпоративного Нового года крупной компании. Представьте себе дам в вечерних платьях с бокалами шампанского, мужчин в дорогих костюмах…И тут, как всадники апокалипсиса, появляются уборщицы в грязной форме. Такие, как из кошмарного сна аккуратиста: страшные, тучные, с грязными тряпками… Каким бы смешным это не казалось, на новой площадке нужно устраивать настоящий кастинг сотрудников клиннинга и вносить это пункт в Договора.

Неприятный сюрприз может ожидать менеджера и со стороны руководства площадки. Особенно если оно представляет из себя «бизнесменов» из 90-х. Владельцы одной площадки на корпоративное мероприятие клиента пригласили своих друзей «на бесплатный концерт» и разместили их в вип-комнату. Кроме того, официанты в это время носили им закуски, предназначенные для гостей клиента. Клиентоориентированность и особое внимание, но «по понятиям», направленные не в то русло.

Что насчет окружения «замка»? Стоит посмотреть, не планируется ли стройка рядом на время проведения мероприятия? Представьте, как некомфортно будет гостям, если под окном будут класть асфальт или забивать сваи, спеша к сроку сдачи объекта и работая внеурочно. 

Winter is coming! Часто тендер проводится сильно заранее: на зимние мероприятия – летом, на летние — зимой. Поэтому менеджер просто обязан обратить внимание на климатические системы площадки: достаточно ли она обогревается или проветривается.

Бывает, что для конференции нужно объединение и деление пространства: общий зал и смежные комнаты. Не слушайте менеджера площадки, если он обещает вам, что для монтируемых перегородок они используют новые панели из супер-материала. Звукоизоляция может подвести, и спикеры будут мешать друг другу. В таком случае стоит подстраховаться и транслировать выступления гостям в наушники.  

Важно проверять качество и строительных материалов. Хороший ивент-менеджер часто становится прорабом. Ведь если площадка новая, это не значит, что все в ней сделано на совесть. Мы не хотим, чтобы наш гость упал на лестнице из-за сломанной ступеньки или поскользнулся в туалете на глянцевом кафеле. 

Про навигацию часто забывают или проверяют только основные направления. А «привидение» запутывающие наших гостей может появиться там, где мы совсем не ждали. На одном мероприятии женщина распахнула дверь в туалет и буквально уткнулась в писсуары. Как можно перепутать женский и мужской туалет? Все дело в значках на дверях. Они были настолько креативны и неразборчивы, что гости частенько путались. Еще один казус из практики: запозднившийся с уходом гость заблудился в трёх соснах — не нашел выход с территории площадки, которая была окружена забором. Блуждая и спотыкаясь, он в отчаянье нашел ящики, поставил их в пирамидку и полез через забор. История окончилась счастливо – небольшими ссадинами и порванными брюками. А основная проблема была в дополнительном освещении, которое было выключено слишком рано. Хорошая площадка – светлая площадка, в том числе и снаружи. 

У новых площадок большой потенциал, но нужно быть осторожным внимательным к любой детали. Это поможет избежать конфуза и организовать идеальное мероприятие и нейтрализовать все «привидения в замке».